Vanaf het ogenblik dat er meerdere eigenaars in één gebouw zijn spreken we van een mede-eigendom.

Om de specifieke reglementering die afhankelijk is van gebouw tot gebouw en om de verdeling op basis van aandelen vast te leggen wordt een basisakte opgesteld door een notaris. Bij deze basisakte worden ook een reglement van inwendige orde en een reglement van mede-eigendom opgesteld om de mede-eigenaars en bewoners attent te maken op hun rechten en verplichtingen. De overige reglementen worden wettelijk bepaald in de wet op de mede-eigendom (art. 577 BW van 30 juni 1994).

De rol van de syndicus is wel heel bijzonder. Deze persoon of organisatie voorziet in het in goede banen leiden van alle kwesties die de gemeenschappelijke delen van een gebouw betreffen.

Syndici zijn specialisten die nauwgezet en professioneel omspringen met het gemeenschappelijk belang van de eigenaars van een gebouw.

Het gaat hier niet enkel over de practische aspecten zoals toegang en verwarming maar ook om de hele boekhouding van het gebouw tot en met de planning en uitvoering van werkzaamheden waarmee elke eigenaar in aanraking komt.

Agence Rosseel beheert meer dan 200 gebouwen en valt terug op 60 jaar ervaring in deze activiteit. Agence Rosseel beschikt ook over een eigen juridische en bouwtechnische dienst.

Van de syndicus mag je onder meer verwachten:

• tijdige verzending van duidelijke en juiste rekeningen
• correcte uitsplitsingen van de kosten naar eigenaars en huurders
• kennis van bouwtechnieken en toezicht op werken
• prioretisering en beheersing van de kosten
• beschikbaarheid en reactiviteit
• belangenbehartiging van eigenaars en bewoners
• …

Nuttige info en links

• Het Administratief Beheer
• Het Financieel Beheer
• Het Technisch Beheer
• Plichtenleer van de Vastgoed Beheer en Syndicus

Het Administratief Beheer

Algemene vergaderingen (conform BW art 577-8-§4 wet op de mede-eigendom)

• Opmaak van de dagorde voor de jaarlijkse algemene vergadering.
• Opmaak van de aanwezigheidslijst.
• Binnen de gestelde termijnen versturen van de uitnodigingen samen met een model van volmacht en samen met de balans en de jaarrekeningen.
• Als secretaris acte nemen van alle beslissingen genomen tijdens de algemene vergadering.
• Opmaak en versturen van de verslagen van de algemene vergadering binnen de maand na deze.
• Uitvoeren of laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering.

Beheerraadsvergaderingen

• De syndicus zal op maximum drie (3) beheerraadsvergaderingen aanwezig zijn.
• De syndicus zal van deze vergaderingen verslag opmaken.

Vertegenwoordiging

• De syndicus vertegenwoordigt de vereniging van mede-eigenaars, conform het BW art 577-8-§4-6, de basisakte en het reglement van mede-eigendom zowel in rechte als voor het beheer van alle gemeenschappelijke zaken.
• Het beheer van gemeenschappelijke zaken zal gebeuren volgens de normen van een goed huisvader en volgens de regels der kunst.
• De syndicus waakt over elke contractuele verbintenis tussen de vereniging en een aannemer. Tevens voert hij alle briefwisseling tussen de vereniging en derden of mede-eigenaars.

Terug naar overzicht

Het Financieel Beheer

Werkkapitaal en Reservekapitaal:

De gemeenschappelijke delen van een appartementsgebouw brengen kosten mee. De hal moet verlicht, verwarmd en schoongemaakt worden. De lift, het dak en de dakgoten moeten onderhouden worden. De mede-eigenaars betalen voorschotten aan de syndic als voorziening voor periodieke uitgaven (elektriciteit, verwarming, onderhoud). Die voorschotten worden het werkkapitaal genoemd. Daarnaast betalen ze ook voorschotten voor niet-periodieke uitgaven (bv. voor de herstelling of vervanging van de lift, een nieuwe verwarmingsketel, gevelreiniging...). Dat is het reservekapitaal.

De algemene vergadering van de mede-eigenaars bepaalt de inleg voor het reservekapitaal in functie van de voorziene uitgaven. Als de lift binnen twee jaar moet vervangen worden, zal daarvoor nu al geld opzij gezet worden. Het reservekapitaal moet als een ‘goed huisvader’ worden beheerd. Hoe groter het appartementsgebouw, hoe meer kosten en lasten. Maar die worden ook tussen meer mede-eigenaars verdeeld.

Elke mede-eigenaar betaalt voorschotten in verhouding tot zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen, zoals dat ook is vastgesteld in de statuten van het gebouw. De kosten worden in principe verdeeld evenredig met de grote van het appartement. Deze verdeling kan gewijzigd worden, maar enkel als de algemene vergadering van mede-eigenaars daartoe met een eenparigheid van stemmen beslist.

De syndicus voert de volledige boekhouding van de vereniging en hij legt jaarlijks een gedetailleerde afrekening voor aan de mede-eigenaars. Hij zal op naam van de vereniging één of (spaarboekje, reservekapitaal, termijnrekening,...), meer bankrekeningen openen.

Terug naar overzicht

Het Technisch Beheer

Om u een optimaal wooncomfort en het behoud van uw patrimonium te garanderen staat de syndicus eveneens in voor het technisch beheer van het gebouw:

• de doorlopend goede werking van de gemeenschappelijke mechanische en electrische installaties
• het (laten) opmaken van lastenboeken ingeval belangrijke werken op til zijn
• het opvragen van prijsbestekken met het oog op het vellen van een beslissing in een algemene vergadering
• de meldingsplicht aan de vereniging van mede-eigenaars van specifieke wetten en reglementen waaraan de vereniging zich dient te houden (o.a. jaarlijkse reiniging vuilniskokers en aanpassing van de lift aan het ARAB, de brandblussers, ...)

Daartoe zal de syndicus overgaan tot het (laten) uitvoeren van een periodieke inspectieronde in het gebouw.

Hij zal periodiek alle elementen die een permanente dienst dienen te leveren evenals die toestellen die de veiligheid van de bewoners garanderen zorgvuldig nazien of laten nazien. Ingeval een mankement wordt vastgesteld zal hij direct overgaan tot herstel of zal hij het laten herstellen.

Niet dringende zaken worden behandeld conform de basisakte of op de dagorde van de eerstkomende algemene vergadering geplaatst.

Terug naar overzicht

Plichtenleer van de Vastgoed Beheer en Syndicus

TITRE III - BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE VASTGOEDMAKELAAR-BEHEERDER HOOFDSTUK I
Gemeenschappelijke bepalingen voor alle vastgoedmakelaar-beheerders

Art. 69.

Onverminderd een akkoord met zijn opdrachtgever, mag de vastgoedmakelaar-beheerder, enkel financiële verrichtingen vanaf de door hem beheerde rekeningen doen door middel van overschrijving of bankcheque, en uitsluitend op basis van de overeenkomsten, instructies, machtigingen, beslissingen of documenten die ze verantwoorden.
De vorige alinea heeft geen betrekking op de kleine kosten en uitgaven die gewoonlijk contant betaald moeten worden.
Hij mag geen creditcard van een dergelijke rekening bezitten.

Art. 70.

De door de vastgoedmakelaar-beheerder opgemaakte rekeningen, opgaven en vermogenstaten moeten duidelijk en gespecificeerd zijn, per categorie en soort van kosten, uitgaven en ontvangsten.
De opgaven en vermogenstaten moeten opgemaakt worden met de bedongen of statutair voorziene frequentie en minstens één keer per jaar.

Art. 71.

De vastgoedmakelaar-beheerder moet erover waken dat de personen die recht van inzage hebben in de bewijsstukken van de uitgaven die van hem geëist worden in verband met het goed dat hij beheert, hun recht kunnen uitoefenen, mits een eventueel overeengekomen vergoeding, behoudens in de gevallen waar de kosteloosheid van een dergelijke inzage voortvloeit uit een wet of een reglement.

Art. 72.

In het kader van zijn informatieopdracht zal de vastgoedmakelaar-beheerder ten gepaste tijde alle noodzakelijke adviezen en aanbevelingen formuleren aan zijn opdrachtgever.
Hij zal de opdrachtgever ten gepaste tijde informeren over de wettelijke en verordeningsbepalingen betreffende het goed en, in voorkomend geval, diens aandacht vestigen op de daaruit voortvloeiende maatregelen, rechten en verplichtingen, alsook op de risico’s die hij loopt bij het niet respecteren van deze voorschriften.

Art. 73.

In voorkomend geval geeft de vastgoedmakelaar-beheerder de opdrachtgever objectief advies betreffende het afsluiten van de verzekeringen die onderschreven moeten worden in verband met het desbetreffende goed en de onderdelen daarvan.

Art. 74.

De vastgoedmakelaar-beheerder plaatst bestellingen in naam en voor rekening van zijn opdrachtgever, enkel bij leveranciers van werken en diensten die de eventueel krachtens de wet of de reglementering vereiste erkenningen bezitten.
In die gevallen dat de regelgeving op de registratie van aannemers van toepassing is zal de vastgoedmakelaar-beheerder enkel beroep doen op de diensten van geregistreerde aannemers, behoudens andere instructies van zijn opdrachtgever.

Art. 75.

Om een bestelling voor werken of diensten te plaatsen, of, in voorkomend geval, deze voort te zetten, vraagt de vastgoedmakelaar-beheerder aan zijn opdrachtgever een toereikend voorschot.

Art. 76.

De vastgoedmakelaar-beheerder mag geen bestelling voor leveringen of diensten plaatsen bij personen waarmee hij een familiale of juridische band heeft, behoudens toestemming of bekrachtiging van de opdrachtgever behoorlijk geïnformeerd omtrent deze band.

HOOFDSTUK II - Bijzondere verplichtingen voor de vastgoedmakelaar-syndicus

Art. 77.

De vastgoedmakelaar-syndicus dient te beschikken over een afzonderlijke bankrekening, waarvan hij de enige verantwoordelijke is, geopend op naam van elke vereniging van mede-eigenaars waarvan hij syndicus is.

Art. 78.

De vastgoedmakelaar-syndicus respecteert de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek inzake de mede-eigendom en de verplichtingen die hem als zodanig worden opgelegd krachtens de wet, de statuten of de reglementen van een goed en die niet strijdig zijn met de dwingende wettelijke bepalingen, alsook deze die voortvloeien uit de overeenkomst die hem met de opdrachtgever bindt.

Art. 79.

De vastgoedmakelaar-syndicus waakt er over strikt neutraal te blijven in de geschillen die zouden bestaan tussen de mede-eigenaars of de bewoners en die geen betrekking hebben op het beheer van de vereniging, onverminderd zijn wettelijke of conventionele verplichtingen of de naleving van een gerechtelijke beslissing.

Art. 80.

De vastgoedmakelaar-syndicus dient alles in het werk te stellen om de eventuele raad van beheer in de mogelijkheid te stellen controle op hem uit te oefenen en hem bij het beheer bij te staan, zonder dat deze verplichting hem machtigt om gevolg te geven aan initiatieven van de raad van beheer die niet wettelijk of in een overeenkomst toegestaan zijn.

Art. 81.

De vastgoedmakelaar-syndicus en diegene die tijdelijk aan hem werd toegevoegd, moeten onder elkaar een optimale en aan de omvang van hun taak aangepaste samenwerking uitbouwen.

Art. 82.

De gerechtelijke aangestelde vastgoedmakelaar-syndicus heeft dezelfde verplichtingen als diegene waar een gewone syndicus aan onderworpen is, onder voorbehoud van en binnen de beperkingen van de gerechtelijke beslissingen die op hem van toepassing ouden zijn.

Art. 83.

De vastgoedmakelaar-syndicus zal alle bewijskrachtige stukken met betrekking tot de afrekeningen, evenals een gedetailleerde vermogenstaat, ter beschikking houden in zijn vastgoedkantoor.
Onverminderd artikel 577-8, § 4, 9°, van het Burgerlijk Wetboek, zal hij deze stukken bewaren gedurende een periode van vijf jaar na datum van de verkregen kwijting.

Terug naar overzicht